Om erklæringen
For Et Slag av Gangen er det viktig at du kjenner deg trygg når du er i kontakt med oss. Vi følger norske lover for personvern og EUs personvernforordning (GDPR) – noe som betyr at vi respekterer din integritet og din rett til å ha kontroll over dine personopplysninger.
Våre veiledende prinsipper er enkle; vi er åpne om hvilke opplysninger vi har om deg og hvorfor, og vi beskytter dine opplysninger på best mulig måte.
Personvernerklæringen beskriver Et salgs av Gangens håndtering av personopplysninger i detalj og angir kontaktperson i organisasjonen for spørsmål relatert til personvern. Et salgs av Gangens er behandlingsansvarlig på den måten det beskrives i dette dokumentet, og vi er ansvarlig for at behandlingen skjer i tråd med gjeldende regelverk.
Erklæringen gjelder for deg som er i kontakt med oss som giver, medlem, frivillig, tillitsvalgt, aktivist, eller er interessert eller engasjert i vår virksomhet av andre grunner.
1. BEHANDLINGSANSVARLIG
Et salgs av Gangens Marianne Smith Magelie er på vegne av Et salgs av Gangens behandlingsansvarlig for organisasjonens behandling av personopplysninger.
2. INNHENTING AV PERSONOPPLYSNINGER
Et salgs av Gangens innhenter og lagrer personopplysninger om deg:
- Når du registrerer deg som giver, medlem, frivillig eller i Et salgs av Gangens
- Når du gir gaver via våre nettsider, SMS, vipps eller andre kanaler/apper
- Ved bestilling av en tjeneste eller service som tilbys i en av våre kanaler
- Når du fyller inn et skjema som ber om personopplysninger på våre nettsider
- Når du melder deg på Et salgs av Gangens nyhetsbrev
- Når du registrerer deg til en aktivitet i regi av Et salgs av Gangens
- Når du du blir valgt til tillitsverv i Et salgs av Gangens
- Når du kontakter oss via epost, telefon, nettside eller sosiale medier
- Når du er i kontakt med vårt kundesenter
- Ved besøk på våre nettsider, forutsatt at du har godkjent våre cookies (les mer om cookies i punkt 7).
Et salgs av Gangens samler i all hovedsak inn personopplysninger direkte fra deg. Vi henter ikke inn mer informasjon enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet med innhentingen av personopplysninger. Se punkt 3 for detaljert informasjon om hvilke personopplysninger vi lagrer om de ulike støttespillerne våre.
I visse tilfeller innhenter vi også personopplysninger fra andre parter – slik som data- og analysefirmaet Bisnode. Ved hjelp av Bisnode får vi lagt til mobilnummer og fødselsdato til din bruker. Dette gjør vi for å sikre at vi har riktige opplysninger om deg. For SMS-givere benyttes mobilnummer for å innhente øvrig kontaktinformasjon slik at vi kan holde kontakt med våre SMS-givere.
3. HVILKE PERSONOPPLYSNINGER VI LAGRER OG HVOR LENGE VI LAGRER DEM
Et salgs av Gangens innhenter og lagrer ikke flere opplysninger enn nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen.
Du har rett til innsyn i de opplysninger Et salgs av Gangens har registrert om deg og kan be om at opplysninger oppdateres, arkiveres eller slettes. Et salgs av Gangens har etablert rutiner for å slette og arkivere personopplysninger. Rutinene varierer avhengig av hvilken tilknytning du har til Et salgs av Gangens, se punkt 3.1. – 3.4 for hvilke opplysninger vi lagrer om våre støttespillere og hvor lenge vi lagrer informasjonen.
3.1. Givere og faddere
For å gi våre givere og støttemedlemmer en god oppfølging lagrer vi navn, adresse (inkludert adressehistorikk), fødselsnummer, telefonnummer, e-postadresse, innsamlet beløp, kjønn og hvordan personen ble vervet.
Opplysninger vi har mottatt i forbindelse med din giveravtale i Et salgs av Gangens lagres i vårt giver- og medlemsregister så lenge du anses å være aktiv giver i Et salgs av Gangens. I tråd med bransjenormen for frivillige organisasjoner og behandling av personopplysninger anses en giver å være aktiv giver i 3 år etter at siste bidrag ble gitt. Opplysninger vi etter bokføringsloven er forpliktet til å bevare lagres i 5 år, i henhold til lovens krav.
3.2. Frivillige og medlemmer
For å følge opp våre frivillige og medlemmer lagrer vi navn, fødselsnummer/fødselsdato, kjønn, adresse, telefonnummer og e-postadresse.
Opplysninger vi har mottatt i forbindelse med ditt medlemskap eller som frivillig i Et salgs av Gangens lagres i vårt giver- og medlemsregister så lenge du anses å være aktivt medlem eller aktiv frivillig i Et salgs av Gangens. Opplysninger vi etter bokføringsloven er forpliktet til å bevare vil lagres i 5 år, i henhold til lovens krav.
3.3. Nyhetsbrev, underskriftskampanje, SMS-aktivist og nettaktivist
Når du abonnerer på vårt nyhetsbrev lagrer vi e-postadressen din. E-postadressene slettes når du melder deg av nyhetsbrevet.
Når du signerer en underskriftskampanje, lagrer vi navn, e-postadresse, informasjon om kampanjen og telefonnummer. Med mindre du har samtykket til videre informasjon slettes opplysningene hos Et salgs av Gangens når kampanjen er ferdig og signaturene er overlevert til myndighetene eller andre aktører som det kommer frem av i underskriftskampanjen.
Hvis du oppgir telefonnummeret ditt og samtykker til videre kommunikasjon kan det hende at vi ringer deg eller sender SMS for å spørre om du vil støtte arbeidet til Et salgs av Gangens.
Når du melder deg som SMS-aktivist lagrer vi telefonnummeret ditt. Et salgs av Gangens bruker nummeret opp mot Brønnøysundregisteret for å innhente navn og adresse slik at vi kan sende informasjon om arbeidet du støtter og for at det skal være enkelt å ordne skattefradrag på donerte midler dersom du ønsker skattefradrag.
Alle personopplysninger som nevnes i punkt 3.3 slettes dersom du kontakter Et salgs av Gangens via e-post eller telefon. Unntaket er om vi er pålagt av norsk lov å oppbevare informasjonen.
4. FORMÅL MED BEHANDLINGEN
Et salgs av Gangens behandler personopplysninger for de formål som oppgis i denne erklæringen. Formål oppgis også ved innsamling av opplysninger.
Vi samler inn informasjon om våre støttespillere for å kunne;
- Bekrefte din identitet
- Ta imot og registrere gaver og andre bidrag til Et salgs av Gangens
- Bruke fødselsnummer slik at du får skattefradrag for ditt bidrag dersom du ønsker dette
- Fullføre bestilling av tjenester via kanaler som tilbys av Et salgs av Gangens
- Registrere medlemskap og registrering som medlem, frivillig og tillitsvalgt og å følge opp disse
- Muliggjøre god service, slik som å håndtere dine henvendelser, rette opp feil informasjon eller å sende deg informasjon
Vi benytter også personopplysninger for markedsføring og formidling av informasjon om Et salgs av Gangens
- Dersom du har gitt samtykke brukes e-post til å begrense reklame på Facebook til personer som allerede er givere. Vi bruker også Facebook til å finne likesinnede som er potensielle støttespillere av Et salgs av Gangens.
- Dersom du er en av våre aktive støttespillere kontakter vi deg også via SMS, e-post, telefon eller post om andre kampanjer eller tjenester som vi tror kan være av interesse for deg. Dette kan du når som helst melde deg av.
- For å informere deg relevant, målrettet og kostnadseffektivt i ulike kanaler om vårt formål, arbeid og resultater generelt, din giverrelasjon og andre eventuelle støttemuligheter som finnes hos oss
- For å kunne bruke personopplysninger til å begrense eller målrette informasjon og markedsføring tilpasset dine interesser i sosiale medier
- For å kunne gjennomføre remarketingaktiviteter
Vi behandler også personopplysninger for å kunne drive vår virksomhet, det innebærer blant annet at vi behandler dine personopplysninger når du er i kontakt med oss av ulike grunner. Eksempler på administrasjon som innebærer behandling av personopplysninger er:
- Når du henvender deg til oss på e-post håndterer vi personopplysninger for å kunne holde kontakt med deg og svare på din henvendelse.
- Om du er i kontakt med oss i forbindelse med yrkesrolle eller lignende kan dine personopplysninger lagres i referater, på fakturaer og lignende.
- I vår økonomiske administrasjon og oppfølging forekommer personopplysninger på fakturaer/ kreditnota og utleggsrefusjon.
5. GRUNNLAGET FOR BEHANDLINGEN
Vi behandler i all hovedsak personopplysninger om deg for å ivareta vår forpliktelse og avtale med deg som fadder, giver, medlem, frivillig, SMS-aktivist, nyhetsbrevsabonnent eller i forbindelse med andre tjenester som vi tilbyr.
Noen av opplysningene om deg kan også oppbevares på grunn av krav i norsk lov. Eksempel på dette er rapportering av ditt bidrag til Et salgs av Gangens til skattemyndighetene dersom du ønsker skattefradrag for ditt bidrag, eller å innfri våre plikter i henhold til bokføringsloven.
I noen tilfeller ser vi også behov for å innhente samtykke fra deg. Du kan når som helst trekke ditt samtykke eller takke nei til å motta informasjon fra oss. Tjenester som krever aktivt samtykke:
- Digital kommunikasjon
- Markedsføring av Et salgs av Gangens
Behandling av personopplysninger skjer i tråd med gjeldende regelverk og innebærer at opplysninger om deg ikke lagres lengre enn nødvendig og med hensyn til formålet med behandlingen. Vi har interne rutiner for å sikre dette, se punkt 3 som beskriver hvor lenge vi oppbevarer opplysninger om deg.
7. WEBANALYSE, INFORMASJONSKAPSLER/COOKIES OG LAGRING
Vi bruker informasjonskapsler/cookies på våre nettsider for å gi deg best mulig brukeropplevelse og service. I henhold til lov om elektronisk kommunikasjon informerer vi våre besøkende om bruk av informasjonskapsler (cookies).
Et salgs av Gangens bruker også analyseverktøyet Google Analytics for å se på brukermønsteret på nettsidene våre for å bedre forstå brukermønsteret til våre besøkende og gi deg et best mulig innhold. Informasjonen som samles inn via Google Analytics lagres på Googles servere og er underlagt Googles retningslinjer for personvern.
Et salgs av Gangens benytter også Facebook-pixler for å analysere hvorvidt innholdet vi legger ut på Facebook er av interesse og for å se om kommunikasjonen vår oppnår ønsket effekt. Du kan lese mer om hvordan Facebook behandler personopplysninger og hvilke opplysninger de deler videre med oss og på hvilken måte her.
Noen ganger ønsker vi også å vite om det vi sender ut blir lest, er av interesse for mottakeren eller at innholdet vises riktig. For å vite dette logger vi i noen tilfeller om du åpner e-posten, om lenkene i e-posten åpnes, om e-posten leses på mobil eller datamaskin, og hvilken e-postklient og hvilket operativsystem som brukes.
8. UTLEVERING AV OPPLYSNINGER TIL TREDJEPARTER
Personopplysninger deles kun med andre selskaper eller underleverandører som utfører oppgaver på vegne av Et salgs av Gangens og i forbindelse med levering av våre tjenester. Alle våre underleverandører er underlagt databehandleravtale med Et salgs av Gangens. Det er Et salgs av Gangens som har databehandleransvar for all data som innhentes.
I noen sammenhenger deler vi, overfører eller på annen måte utleverer personopplysninger til andre fordi vi er rettslig forpliktet til det, slik som når vi utleverer nødvendig informasjon til Brønnøysundregisteret og skatteetaten.
For å kunne oppfylle våre forpliktelser etter avtale med deg utleveres nødvendige opplysninger til våre samarbeidspartnere og underleverandører. Eksempelvis lagres personopplysninger i vårt giver- og medlemsregister. Når vi behandler en faktura lagres betalingsinformasjon i vårt faktureringssystem. Disse systemene driftes av andre selskaper og informasjon lagres derfor også hos dem i tråd med vår databehandleravtale.
9. RETTIGHETER FOR DEN REGISTRERTE
Vi behandler dine personopplysninger i henhold til personopplysningsloven og gjeldende forskrifter. Du kan kreve innsyn i egne personopplysninger, samt kreve retting eller sletting av opplysninger. Du kan også klage til Datatilsynet på behandling som er i strid med reglene.
10. PERSONVERNOMBUD
Et salgs av Gangens har oppnevnt et personvernombud, stillingen er lagt til generalsekretærens stab. Personvernombudet påser at personopplysningslovens regler om behandling av personopplysninger blir fulgt. Personvernombudet nås på kontaktinformasjonen som gis i punkt 13 i denne erklæringen.
11. INFORMASJONSSIKKERHET
Et salgs av Gangens har etablert og dokumentert rutiner og tiltak som skal sikre dine personopplysninger, integriteten av opplysningene, tilgjengeligheten og konfidensialiteten av dem.
Vi sikrer dine personopplysninger ved både fysisk og virtuell adgangs- og tilgangskontroll, samt ved kryptering av sensitive deler av opplysninger.
12. OPPLYSNINGER OM VÅRE ANSATTE
Et salgs av Gangens innhenter og behandler følgende personopplysninger om våre ansatte: navn, kjønn, fødselsdato, adresse, telefonnummer, e-postadresse, ansattnummer, stillingstittel, lønnsnivå, kontonummer, kontaktinfo til pårørende, navn på barn og fagforeningstilhørighet. Våre ansatte må fremvise plettfri vandelsattest og vi lagrer også informasjon om at dette er fremvist i henhold til norske lover.
Disse opplysningene har vi for å;
- Gjennomføre nødvendig personaladministrasjon og utbetale lønn
- Gi ansatte IT-utstyr og tilganger til applikasjoner som er nødvendig for å få utført arbeidsoppgaver
- Gi mobilabonnement til ansatte som har valgt å ha sitt abonnement hos vår leverandør.
- Registrere at ansatte oppfyller krav om plettfri politiattest i henholdt til norske regler.
Opplysninger vi har mottatt i forbindelse med ansettelse lagres i vårt personalregister frem til du avslutter ditt arbeidsforhold i Et salgs av Gangens. Opplysninger vi etter bokføringsloven er forpliktet til å bevare vil lagres i 5 år, i henhold til lovens krav. Et salgs av Gangens har rutiner for sletting av brukerkonto (inkludert e-post) og formatering av PC når arbeidsforholdet opphører.
Vi lagrer også opplysninger når vi rekrutterer til Et salgs av Gangens. Ved rekruttering benytter vi et digitalt rekrutteringssystem som ivaretar personvernreglementet.