PERSONVERNERKLÆRING FOR ET SLAG AV GANGEN

Om erklæringen

For Et Slag av Gangen er det viktig at du kjenner deg trygg når du er i kontakt med oss. Vi følger norske lover for personvern og EUs personvern­forordning (GDPR) – noe som betyr at vi respekterer din integritet og din rett til å ha kontroll over dine person­opplysninger.

Våre veiledende prinsipper er enkle; vi er åpne om hvilke opplysninger vi har om deg og hvorfor, og vi beskytter dine opplysninger på best mulig måte.

Personvernerklæringen beskriver Et salgs av Gangens håndtering av person­opplysninger i detalj og angir kontaktperson i organisasjonen for spørsmål relatert til personvern. Et salgs av Gangens er behandlings­ansvarlig på den måten det beskrives i dette dokumentet, og vi er ansvarlig for at behandlingen skjer i tråd med gjeldende regelverk.

Erklæringen gjelder for deg som er i kontakt med oss som giver, medlem, frivillig, tillitsvalgt, aktivist, eller er interessert eller engasjert i vår virksomhet av andre grunner.

1. BEHANDLINGS­ANSVARLIG

Et salgs av Gangens Marianne Smith Magelie er på vegne av Et salgs av Gangens behandlings­ansvarlig for organisasjonens behandling av person­opplysninger.

2. INNHENTING AV PERSON­OPPLYSNINGER

Et salgs av Gangens innhenter og lagrer person­opplysninger om deg:

• Når du registrerer deg som giver, medlem, frivillig eller i Et salgs av Gangens
• Når du gir gaver via våre nettsider, SMS, vipps eller andre kanaler/apper
• Ved bestilling av en tjeneste eller service som tilbys i en av våre kanaler
• Når du fyller inn et skjema som ber om person­opplysninger på våre nettsider
• Når du melder deg på Et salgs av Gangens nyhetsbrev
• Når du registrerer deg til en aktivitet i regi av Et salgs av Gangens
• Når du du blir valgt til tillitsverv i Et salgs av Gangens
• Når du kontakter oss via epost, telefon, nettside eller sosiale medier
• Når du er i kontakt med vårt kundesenter
• Ved besøk på våre nettsider, forut­satt at du har godkjent våre cookies (les mer om cookies i punkt 7).

Et salgs av Gangens samler i all hovedsak inn person­opplysninger direkte fra deg. Vi henter ikke inn mer informasjon enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet med innhentingen av person­opplysninger. Se punkt 3 for detaljert informasjon om hvilke person­opplysninger vi lagrer om de ulike støttespillerne våre.

I visse tilfeller innhenter vi også person­opplysninger fra andre parter – slik som data- og analysefirmaet Bisnode. Ved hjelp av Bisnode får vi lagt til mobil­nummer og fødsels­dato til din bruker. Dette gjør vi for å sikre at vi har riktige opplysninger om deg. For SMS-givere benyttes mobil­nummer for å innhente øvrig kontakt­informasjon slik at vi kan holde kontakt med våre SMS-givere.

3. HVILKE PERSON­OPPLYSNINGER VI LAGRER OG HVOR LENGE VI LAGRER DEM

Et salgs av Gangens innhenter og lagrer ikke flere opplysninger enn nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen.

Du har rett til innsyn i de opplysninger Et salgs av Gangens har registrert om deg og kan be om at opplysninger oppdateres, arkiveres eller slettes. Et salgs av Gangens har etablert rutiner for å slette og arkivere person­opplysninger. Rutinene varierer avhengig av hvilken tilknytning du har til Et salgs av Gangens, se punkt 3.1. – 3.4 for hvilke opplysninger vi lagrer om våre støtte­spillere og hvor lenge vi lagrer informasjonen.

3.1. Givere og faddere

For å gi våre givere og støtte­medlemmer en god oppfølging lagrer vi navn, adresse (inkludert adresse­historikk), fødsels­nummer, telefon­nummer, e-postadresse, innsamlet beløp, kjønn og hvordan personen ble vervet.

Opplysninger vi har mottatt i forbindelse med din giveravtale i Et salgs av Gangens lagres i vårt giver- og medlemsregister så lenge du anses å være aktiv giver i Et salgs av Gangens. I tråd med bransjenormen for frivillige organisasjoner og behandling av personopplysninger anses en giver å være aktiv giver i 3 år etter at siste bidrag ble gitt. Opplysninger vi etter bokføringsloven er forpliktet til å bevare lagres i 5 år, i henhold til lovens krav.

3.2. Frivillige og medlemmer

For å følge opp våre frivillige og medlemmer lagrer vi navn, fødsels­nummer/fødselsdato, kjønn, adresse, telefonnummer og e-postadresse.

Opplysninger vi har mottatt i forbindelse med ditt medlemskap eller som frivillig i Et salgs av Gangens lagres i vårt giver- og medlemsregister så lenge du anses å være aktivt medlem eller aktiv frivillig i Et salgs av Gangens. Opplysninger vi etter bokføringsloven er forpliktet til å bevare vil lagres i 5 år, i henhold til lovens krav.

3.3. Nyhetsbrev, under­skrifts­kampanje, SMS-aktivist og nettaktivist

Når du abonnerer på vårt nyhetsbrev lagrer vi e-postadressen din. E-post­adressene slettes når du melder deg av nyhetsbrevet.

Når du signerer en under­skrifts­kampanje, lagrer vi navn, e-postadresse, informasjon om kampanjen og telefonnummer. Med mindre du har samtykket til videre informasjon slettes opplysningene hos Et salgs av Gangens når kampanjen er ferdig og signaturene er overlevert til myndighetene eller andre aktører som det kommer frem av i underskriftskampanjen.

Hvis du oppgir telefonnummeret ditt og samtykker til videre kommunikasjon kan det hende at vi ringer deg eller sender SMS for å spørre om du vil støtte arbeidet til Et salgs av Gangens.

Når du melder deg som SMS-aktivist lagrer vi telefonnummeret ditt. Et salgs av Gangens bruker nummeret opp mot Brønnøysundregisteret for å innhente navn og adresse slik at vi kan sende informasjon om arbeidet du støtter og for at det skal være enkelt å ordne skattefradrag på donerte midler dersom du ønsker skattefradrag.

Alle person­opplysninger som nevnes i punkt 3.3 slettes dersom du kontakter Et salgs av Gangens via e-post eller telefon. Unntaket er om vi er pålagt av norsk lov å oppbevare informasjonen.

4. FORMÅL MED BEHANDLINGEN

Et salgs av Gangens behandler person­opplysninger for de formål som oppgis i denne erklæringen. Formål oppgis også ved innsamling av opplysninger.

Vi samler inn informasjon om våre støtte­spillere for å kunne;

• Bekrefte din identitet
• Ta imot og registrere gaver og andre bidrag til Et salgs av Gangens
• Bruke fødselsnummer slik at du får skatte­fradrag for ditt bidrag dersom du ønsker dette
• Fullføre bestilling av tjenester via kanaler som tilbys av Et salgs av Gangens
• Registrere medlemskap og registrering som medlem, frivillig og tillitsvalgt og å følge opp disse
• Muliggjøre god service, slik som å håndtere dine henvendelser, rette opp feil informasjon eller å sende deg informasjon

Vi benytter også personopplysninger for markedsføring og formidling av informasjon om Et salgs av Gangens

• Dersom du har gitt samtykke brukes e-post til å begrense reklame på Facebook til personer som allerede er givere. Vi bruker også Facebook til å finne likesinnede som er potensielle støttespillere av Et salgs av Gangens.
• Dersom du er en av våre aktive støttespillere kontakter vi deg også via SMS, e-post, telefon eller post om andre kampanjer eller tjenester som vi tror kan være av interesse for deg. Dette kan du når som helst melde deg av.
• For å informere deg relevant, målrettet og kostnadseffektivt i ulike kanaler om vårt formål, arbeid og resultater generelt, din giverrelasjon og andre eventuelle støttemuligheter som finnes hos oss
• For å kunne bruke personopplysninger til å begrense eller målrette informasjon og markedsføring tilpasset dine interesser i sosiale medier
• For å kunne gjennomføre remarketingaktiviteter

Vi behandler også personopplysninger for å kunne drive vår virksomhet, det innebærer blant annet at vi behandler dine personopplysninger når du er i kontakt med oss av ulike grunner. Eksempler på administrasjon som innebærer behandling av person­opplysninger er:

• Når du henvender deg til oss på e-post håndterer vi person­opplysninger for å kunne holde kontakt med deg og svare på din henvendelse.
• Om du er i kontakt med oss i forbindelse med yrkesrolle eller lignende kan dine person­opplysninger lagres i referater, på fakturaer og lignende.
• I vår økonomiske administrasjon og oppfølging forekommer person­opplysninger på fakturaer/ kreditnota og utleggs­refusjon.

5. GRUNNLAGET FOR BEHANDLINGEN

Vi behandler i all hovedsak person­opplysninger om deg for å ivareta vår forpliktelse og avtale med deg som fadder, giver, medlem, frivillig, SMS-aktivist, nyhets­brevs­abonnent eller i forbindelse med andre tjenester som vi tilbyr.

Noen av opplysningene om deg kan også oppbevares på grunn av krav i norsk lov. Eksempel på dette er rapportering av ditt bidrag til Et salgs av Gangens til skatte­myndighetene dersom du ønsker skattefradrag for ditt bidrag, eller å innfri våre plikter i henhold til bokføringsloven.

I noen tilfeller ser vi også behov for å innhente samtykke fra deg. Du kan når som helst trekke ditt samtykke eller takke nei til å motta informasjon fra oss. Tjenester som krever aktivt samtykke:

• Digital kommunikasjon
• Markedsføring av Et salgs av Gangens

Behandling av personopplysninger skjer i tråd med gjeldende regelverk og innebærer at opplysninger om deg ikke lagres lengre enn nødvendig og med hensyn til formålet med behandlingen. Vi har interne rutiner for å sikre dette, se punkt 3 som beskriver hvor lenge vi oppbevarer opplysninger om deg.

7. WEBANALYSE, INFORMASJONS­KAPSLER/COOKIES OG LAGRING

Vi bruker informasjons­kapsler/cookies på våre nettsider for å gi deg best mulig bruker­opplevelse og service. I henhold til lov om elektronisk kommunikasjon informerer vi våre besøkende om bruk av informasjons­kapsler (cookies). 

Et salgs av Gangens bruker også analyse­verktøyet Google Analytics for å se på bruker­mønsteret på nettsidene våre for å bedre forstå brukermønsteret til våre besøkende og gi deg et best mulig innhold. Informasjonen som samles inn via Google Analytics lagres på Googles servere og er underlagt Googles retnings­linjer for personvern.

Et salgs av Gangens benytter også Facebook-pixler for å analysere hvorvidt innholdet vi legger ut på Facebook er av interesse og for å se om kommunikasjonen vår oppnår ønsket effekt. Du kan lese mer om hvordan Facebook behandler personopplysninger og hvilke opplysninger de deler videre med oss og på hvilken måte her.

Noen ganger ønsker vi også å vite om det vi sender ut blir lest, er av interesse for mottakeren eller at innholdet vises riktig. For å vite dette logger vi i noen tilfeller om du åpner e-posten, om lenkene i e-posten åpnes, om e-posten leses på mobil eller datamaskin, og hvilken e-postklient og hvilket operativ­system som brukes.

8. UTLEVERING AV OPPLYSNINGER TIL TREDJE­PARTER

Personopplysninger deles kun med andre selskaper eller underleverandører som utfører oppgaver på vegne av Et salgs av Gangens og i forbindelse med levering av våre tjenester. Alle våre under­leverandører er underlagt data­behandler­avtale med Et salgs av Gangens. Det er Et salgs av Gangens som har data­behandler­ansvar for all data som innhentes.

I noen sammenhenger deler vi, overfører eller på annen måte utleverer person­opplysninger til andre fordi vi er rettslig forpliktet til det, slik som når vi utleverer nødvendig informasjon til Brønnøysund­registeret og skatteetaten.

For å kunne oppfylle våre forpliktelser etter avtale med deg utleveres nødvendige opplysninger til våre sam­arbeids­partnere og under­leverandører. Eksempelvis lagres personopplysninger i vårt giver- og medlemsregister. Når vi behandler en faktura lagres betalings­informasjon i vårt fakturerings­system. Disse systemene driftes av andre selskaper og informasjon lagres derfor også hos dem i tråd med vår data­behandler­avtale.

9. RETTIGHETER FOR DEN REGISTRERTE

Vi behandler dine personopplysninger i henhold til personopplysningsloven og gjeldende forskrifter. Du kan kreve innsyn i egne personopplysninger, samt kreve retting eller sletting av opplysninger. Du kan også klage til Datatilsynet på behandling som er i strid med reglene.

10. PERSONVERN­OMBUD

Et salgs av Gangens har oppnevnt et person­vern­ombud, stillingen er lagt til general­sekretærens stab. Person­vern­ombudet påser at person­opplysningslovens regler om behandling av person­opplysninger blir fulgt. Person­vern­ombudet nås på kontak­tinformasjonen som gis i punkt 13 i denne erklæringen.

11. INFORMASJONS­SIKKERHET

Et salgs av Gangens har etablert og doku­mentert rutiner og tiltak som skal sikre dine person­opplysninger, integriteten av opplysningene, tilgjengeligheten og konfidensialiteten av dem.

Vi sikrer dine person­opplysninger ved både fysisk og virtuell adgangs- og tilgangs­kontroll, samt ved kryptering av sensitive deler av opplysninger.

12. OPPLYSNINGER OM VÅRE ANSATTE

Et salgs av Gangens innhenter og behandler følgende personopplysninger om våre ansatte: navn, kjønn, fødselsdato, adresse, telefonnummer, e-postadresse, ansattnummer, stillingstittel, lønnsnivå, kontonummer, kontaktinfo til pårørende, navn på barn og fagforeningstilhørighet. Våre ansatte må fremvise plettfri vandels­attest og vi lagrer også informasjon om at dette er fremvist i henhold til norske lover.

Disse opplysningene har vi for å;

• Gjennomføre nødvendig personal­administrasjon og utbetale lønn
• Gi ansatte IT-utstyr og tilganger til applikasjoner som er nødvendig for å få utført arbeidsoppgaver
• Gi mobilabonnement til ansatte som har valgt å ha sitt abonnement hos vår leverandør.
• Registrere at ansatte oppfyller krav om plettfri politiattest i henholdt til norske regler.

Opplysninger vi har mottatt i forbindelse med ansettelse lagres i vårt personal­register frem til du avslutter ditt arbeidsforhold i Et salgs av Gangens. Opplysninger vi etter bokføringsloven er forpliktet til å bevare vil lagres i 5 år, i henhold til lovens krav. Et salgs av Gangens har rutiner for sletting av brukerkonto (inkludert e-post) og formatering av PC når arbeids­forholdet opphører.

Vi lagrer også opplysninger når vi rekrutterer til Et salgs av Gangens. Ved rekruttering benytter vi et digitalt rekrutteringssystem som ivaretar personvernreglementet.

1